Cuando un documento “tiene que viajar” (estudios, nacionalidad, matrimonio, extranjería, poderes notariales…), la pregunta real no es solo “¿necesito apostilla?” sino “¿quién la emite en mi país y cómo se pide exactamente?”. Y aquí es donde la gente se equivoca: no existe un “procedimiento único”. Cada Estado firmante designa sus autoridades competentes y su canal (presencial, postal, online, e-Apostille).
La Apostilla de La Haya tiene una base común, pero cada país decide quién la emite, cómo se solicita y en qué formato. En Iuratum vemos a diario expedientes bloqueados no por falta de documentos, sino por haber pedido la apostilla en el organismo incorrecto o en el orden equivocado. Este artículo explica cómo se pide la apostilla en cada país, qué patrón seguir para localizar siempre la autoridad correcta y por qué este paso es clave en cualquier trámite internacional.
Antes de pedir la apostilla: tres comprobaciones obligatorias
Antes de acudir a ninguna oficina, hay tres cuestiones que deben confirmarse siempre:
- El país de destino aplica el Convenio de La Haya de 1961
Si no es así, la apostilla no sirve y el documento debe pasar por legalización diplomática o consular. - El documento es apostillable
Solo los documentos públicos pueden apostillarse. Los documentos privados suelen necesitar una validación previa (por ejemplo, elevación a público). - El documento está en el formato correcto
Muchas autoridades no apostillan copias simples ni documentos digitales sin verificación oficial.
En Iuratum este filtrado previo es clave: apostillar un documento incorrecto no “lo arregla”, solo añade un error más al expediente.
El método universal para saber dónde pedir la apostilla (en cualquier país)
Aunque los sistemas cambian, el criterio es siempre el mismo:
- Cada Estado designa autoridades competentes para emitir apostillas.
- Estas autoridades dependen del tipo de documento y, en algunos países, de la región.
- La referencia válida es siempre la designación oficial del propio Estado.
El método seguro es:
- Identificar el país emisor del documento.
- Confirmar qué autoridad apostilla ese tipo concreto de documento.
- Verificar si la apostilla se emite en formato físico, digital o ambos.
Este es exactamente el procedimiento que sigue Iuratum antes de dar cualquier instrucción a un cliente.
Cómo se pide la apostilla en distintos países (ejemplos habituales)
1- España
En España, la apostilla la emiten distintos organismos según la naturaleza del documento: documentos notariales, judiciales o administrativos siguen circuitos distintos. Existe también un sistema de apostilla electrónica, pero no es aplicable a todos los documentos ni aceptada por todos los países de destino. No todas las copias son válidas para apostillar y la apostilla no sustituye a la traducción.
2- Reino Unido
El Reino Unido centraliza la apostilla en una oficina gubernamental específica encargada de la legalización de documentos. La solicitud se gestiona de forma telemática, aunque el documento apostillado suele emitirse en formato físico. Hay que verificar previamente la firma o el sello del documento antes de poder apostillarlo.
3- Estados Unidos
En Estados Unidos, el sistema depende del origen del documento:
Documentos estatales: autoridad del estado correspondiente.
Documentos federales: autoridad federal.
Este es uno de los países donde más errores se cometen. Pedir la apostilla en la autoridad equivocada implica repetir todo el proceso.
4- Alemania
Alemania no tiene un sistema único. La autoridad competente depende del Land y del tipo de documento. En muchos casos, la propia entidad emisora del documento indica qué organismo puede apostillarlo. No existe una “oficina nacional” única para apostillas.
5- Francia
Francia ha cambiado recientemente su sistema: las apostillas ya no se gestionan en los tribunales, sino a través del notariado, organizado por regiones. Seguir procedimientos antiguos provoca rechazos automáticos.
6- Italia
En Italia, la autoridad depende del tipo de documento:
Documentos administrativos: Prefettura.
Documentos judiciales o notariales: órganos judiciales competentes.
Punto crítico: distinguir correctamente la naturaleza del documento antes de iniciar el trámite.
Lo que la apostilla NO hace (y genera más problemas)
Uno de los errores más habituales en trámites internacionales es pensar que la apostilla “lo valida todo”. Sin embargo, la apostilla tiene un alcance muy concreto y limitado. No traduce el documento, no corrige errores de fondo ni adapta su contenido a los requisitos del país de destino. Su función es únicamente certificar la autenticidad de la firma y del cargo de la autoridad que emitió el documento, nada más. Por eso, en la mayoría de procedimientos internacionales, el itinerario correcto es siempre el mismo: primero debe existir un documento válido, después debe obtenerse la apostilla adecuada y, solo entonces, realizarse una traducción válida y conforme a lo que exige el país receptor. Alterar este orden o prescindir de alguno de estos pasos suele implicar repetir trámites, perder tiempo y asumir costes innecesarios.
Precisamente por este motivo, en Iuratum la apostilla nunca se trata como un trámite aislado, sino como una pieza más dentro de un sistema completo. Antes de avanzar, se revisa el país de origen del documento, el país de destino del trámite, el tipo exacto de documento que se va a presentar, los requisitos lingüísticos exigidos por la administración receptora y el orden correcto entre apostilla y traducción. Este enfoque preventivo permite evitar el error más común en este tipo de gestiones: contar con un documento correctamente apostillado que, aun así, es rechazado por no cumplir con el conjunto de requisitos del procedimiento.
En conclusión, pedir la apostilla no es un proceso especialmente complejo, pero hacerlo mal es sorprendentemente fácil. Cada país tiene su propio sistema, autoridades competentes y criterios específicos, y confiar en experiencias ajenas o en información desactualizada es una de las principales causas de retrasos y bloqueos en trámites internacionales. En Iuratum, el valor no está en “poner un sello”, sino en garantizar que el documento apostillado sea realmente válido y útil para el trámite concreto al que va destinado.